Что положить в велком-пак новому сотруднику: чек-лист

Что включить в велком-пак

При выборе наполнения удобно учитывать три задачи: помочь сотруднику сориентироваться, предложить полезные вещи и добавить личное приветствие. Каждую из них необязательно решать отдельным предметом: письмо, например, может одновременно содержать нужные сведения и показывать, что к выходу человека подготовились. Чек-лист ниже — подсказка, а не стандарт: размер компании и формат работы подскажут, что убрать.

Что бы вы ни положили, проверьте качество образца до заказа: протекающая бутылка или плохо пишущая ручка могут испортить впечатление от набора.

Информационные материалы

Наполнение велком-пака должно помогать в первые дни работы, поэтому сначала положите сведения, которые снимают вопросы новичка. Это может быть письмо от руководителя или будущей команды: важнее персональное обращение и актуальное содержание, чем подпись от руки. Добавьте памятку на одну страницу — кто есть кто, как устроены первый день и первая неделя, куда обращаться за помощью — и укажите основные контакты, в том числе наставника, если он есть. Если у компании много направлений, в такой набор может входить и welcome-book: небольшую брошюру о компании и её корпоративных ценностях. В письме лучше написать два-три конкретных предложения о том, с кем сотруднику предстоит работать и чем вы поможете в первую неделю.

Полезные вещи для работы

Выбирайте вещи, которыми сотрудник действительно будет пользоваться. Блокнот или ручка уместны, если человек ведёт записи на бумаге. Велком-пак не должен заменять оборудование и материалы, необходимые для выполнения работы. Проверьте, какие из следующих предметов будут полезны получателю:

• блокнот или ежедневник для рабочих записей, если сотрудник ведёт их на бумаге;
• кружка или бутылка — выбор зависит от условий работы и привычек сотрудника;
• чехол или ланьярд для пропуска: подарок дополняет организацию доступа, но не заменяет её;
• сумка или рюкзак для повседневных вещей;
• для удалённой работы — предмет для рабочего места, например коврик для мыши.

Например, в набор «Добро пожаловать на борт» входят рюкзак, ланчбокс, алюминиевая бутылка объёмом 750 мл, ежедневник формата А5 с обложкой из искусственной кожи, ланьярд и носки. В «Велком удалёнщика» входят коврик для мыши, блокнот на кольцах, ручка, открытка и конверт; оформление дополняют шуберы и подложка. При выборе товаров запрашивайте у поставщика характеристики материалов, размеры, объём и способ нанесения логотипа.

Персональное приветствие

Небольшая деталь с характером помогает показать внимание к человеку. Выбирайте её с учётом интересов сотрудника и культуры команды, а не по случайному списку идей. В «Велкоме миллениала» есть ретро-предметы: электронный «Тетрис», мячик-попрыгунчик, стикерпак и открытка в форме кассеты. Такой состав подойдёт тем, кому близка тема 90-х, но перед заказом стоит оценить, насколько она уместна для конкретной команды.

Если в наборе есть продукты, проверьте состав, срок годности и условия хранения. Сохраните заводскую упаковку с маркировкой и предусмотрите вариант без продуктов для сотрудников с пищевыми ограничениями.

Упаковка и вручение

Упаковка — часть набора: это может быть картонная коробка с логотипом, бумажный наполнитель или шубер. Шубер — внешняя картонная обечайка для коробки либо отдельного предмета, например блокнота. Открытку или письмо положите внутрь. Подготовьте набор к первому рабочему дню или согласуйте удобный момент вручения; публичная церемония необязательна. При отправке проверьте фиксацию предметов: подарочная коробка не всегда заменяет транспортную упаковку, особенно для хрупких вещей и ёмкостей с жидкостью.

Как подобрать состав под формат работы и команду

Формат работы сам по себе не определяет предпочтения человека. Удалённому сотруднику, как и офисному, могут пригодиться рабочие вещи, а письмо поможет познакомиться с командой. Учитывайте должность, рабочие задачи, формат занятости и индивидуальные предпочтения. Начните с компактного состава: приветствие, необходимые сведения и несколько полезных предметов. Добавляйте позиции, только если понятно, зачем они нужны получателю. На итоговую стоимость влияют материалы, тираж, упаковка и персонализация — эти параметры важно учитывать, когда вы рассчитываете бюджет welcome pack.

Например, для удалённого сотрудника IT-компании можно положить письмо с памяткой, кружку и стикерпак, а блокнот и ручку — только если он пользуется бумажными записями и ему не выдали свои.

Чего не стоит класть в велком-пак

Пароли и секретные данные не должны входить в набор: не печатайте их на открытках и памятках, а порядок получения доступов согласуйте с ИТ-службой. Не дублируйте без необходимости уже выданные принадлежности. Не подбирайте размеры одежды наугад: ошибка потребует замены набора. И не добавляйте мелкие сувениры ради количества: каждая позиция должна быть понятна получателю. Короткий чек-лист исключений держите под рукой.

Проверка готового набора: чек-лист

Перед отправкой проверьте, что в коробке лежит всё, что должно входить в комплект. Итоговый чек-лист:

• памятка и контакты актуальны;
• если информация доступна по QR-коду, сотрудник сможет открыть её до настройки корпоративных доступов;
• образец согласован: удобство ручки, герметичность бутылки, качество нанесения;
• размеры одежды проверены, а не подобраны наугад;
• у поставщика есть перечень замен на случай, если нужной позиции нет;
• предметы зафиксированы, транспортная упаковка защищает содержимое;
• набор подготовлен к первому рабочему дню, а при отправке предусмотрен запас времени на доставку.

Готовый набор или собрать самому

Если на самостоятельную сборку нет времени, в каталоге welcome pack для сотрудников можно сравнить готовые наборы по составу и формату. Перед заказом изучите характеристики товаров и по возможности запросите образец. Финальный вариант проверьте по чек-листу выше.

Если набор заказывают у подрядчика, передайте чек-лист вместе с брифом и укажите, сколько новичков приходит за год, в каком формате они работают, какой бюджет заложен на один набор и к какой дате нужна доставка. Это поможет согласовать состав, стоимость и сроки. При выборе наполнения учитывайте получателя и повод — эти критерии подробнее разобраны в материале о том, как подобрать welcome pack.

Частые вопросы