Сколько стоит welcome pack: расчёт бюджета на сотрудника

Из чего складывается стоимость welcome pack

В расчёт включают не только предметы внутри коробки. Полная стоимость может состоять из следующих частей:

Три ценовых ориентира

Для планирования удобно условно разделить варианты на три группы: менее 3 000 ₽; от 3 000 до менее 7 000 ₽; от 7 000 ₽. Это рабочее деление для статьи, а не официальная классификация DarsyBox. Цена зависит от конкретных предметов, материалов, брендов, размеров, нанесения и упаковки.

Если нужен другой бюджет или состав, варианты можно сравнить в каталоге welcome pack для сотрудников.

До 3 000 ₽: «Велком зумера»

На дату проверки набор «Велком зумера» стоит 1 832 ₽. В составе пять предметов: холщовая сумка, стеклянная кружка, блок стикеров, антистресс и наклейки на ткань.

От 3 000 до менее 7 000 ₽: «Добро пожаловать на борт»

Цена набора «Добро пожаловать на борт» — 6 877 ₽. В него входят рюкзак, ланчбокс, алюминиевая бутылка, ежедневник, ланьярд для телефона и носки.

От 7 000 ₽: «Вливайся»

Набор «Вливайся» стоит 9 518 ₽ и включает 12 предметов. Среди них сумка, блокнот, кружка с пробковой подставкой, аксессуары, мармелад, витамин C и свежий апельсин; упаковка — кашированная коробка на магните.

Как рассчитать бюджет на сотрудника и на год

1. Определите, сколько новых сотрудников планируется принять за год. Если возможны внеплановые выходы, решите, сколько готовых комплектов нужно держать в запасе.
2. Разделите сотрудников по вариантам набора, если состав зависит от роли, формата работы или региона.
3. Получите цену для выбранного объёма и проверьте минимальный тираж каждого способа брендирования.
4. Добавьте только те работы и материалы, которые не включены в цену комплекта.
5. Рассчитайте доставку, хранение и при необходимости денежный резерв на непредвиденные расходы.

Денежный резерв и запас готовых наборов

Это разные элементы бюджета. Денежный резерв — сумма на возможное изменение расходов. Запас наборов — целое число дополнительных комплектов для внепланового выхода сотрудника, замены повреждённого подарка или нужного размера одежды.

Например, компании нужны 36 наборов «Велком зумера» и ещё четыре готовых комплекта в запасе. Тогда закупают 40 наборов: 40 × 1 832 ₽ = 73 280 ₽ без доставки.

Если вместо этого прибавить к стоимости 36 наборов денежный резерв 10%, получится 72 547 ₽. Этой суммы недостаточно для покупки 40 полных комплектов, поэтому резерв нельзя описывать как запас наборов.

Пример расчёта на 36 сотрудников

В комбинированном варианте средняя стоимость составляет 2 673 ₽ на человека. Это значение рассчитано без денежного резерва и доставки.

Тридцать шесть новых сотрудников за год — не обязательно один заказ на 36 комплектов. Закупка всей партии сразу и двенадцать заказов по три набора могут иметь разные цены, минимальные тиражи и сроки. Схему поставок нужно согласовать до утверждения бюджета.

Для «Вливайся» расчёт на 36 комплектов показывает только стоимость по опубликованной цене. Брендирование кружки для такого количества не подтверждено, поскольку в карточке указан минимум 50 штук. Если наборы закупают заранее, свежий апельсин потребуется заменить или поставлять партиями.

Что сильнее всего меняет смету

• стоимость ключевых предметов и выбранные материалы;
• бренд, модель, размерный ряд и наличие изделий;
• способ нанесения и минимальный тираж для каждого предмета;
• нестандартная упаковка, ложементы и сборка;
• персонализация — например, имя сотрудника;
• количество точек доставки и необходимость адресной рассылки;
• поставка одной партией или регулярные дозаказы;
• условия хранения и срок годности продуктов.

Чтобы сократить бюджет, сначала сравните альтернативы самым дорогим предметам и упаковке. Затем исключите позиции, которые не решают задачи адаптации сотрудника. Полезность набора важнее количества предметов.

Что уточнить перед согласованием сметы

• минимальный тираж и цену при выбранном объёме;
• какие предметы и способы брендирования включены;
• включены ли упаковка, сборка и НДС, если он применяется;
• стоимость образца, дополнительных макетов и персонализации;
• возможность повторного заказа небольшими партиями;
• сроки производства и условия хранения;
• стоимость централизованной или адресной доставки.

Можно выбрать централизованную или адресную доставку; её стоимость рассчитывают с учётом объёма, числа получателей и сроков.

Типичные ошибки при расчёте

• считать подарки по общей штатной численности вместо плана найма;
• заменять количество запасных комплектов процентом денежного резерва;
• использовать цену каталога без проверки тиража и брендирования;
• не учитывать образец, макеты, упаковку, хранение и сборку;
• считать годовую потребность одним заказом, хотя наборы будут закупаться небольшими партиями;
• не учитывать скоропортящиеся продукты и размерный ряд одежды;
• забывать об адресной доставке. Для удалённых сотрудников отдельно рассчитайте упаковку для пересылки и доставку по каждому адресу.

Готовый набор или разработка под задачу

Готовый набор удобен для предварительной оценки: цена и состав указаны в карточке, а наполнение можно обсудить с менеджером. Условия нанесения различаются по предметам, поэтому обещание бесплатного логотипа нужно проверять вместе с минимальным тиражом и выбранной технологией.

При разработке под задачу смету составляют по брифу. Нанесение, упаковка или образец могут быть включены в общую стоимость либо вынесены отдельно — это должно быть видно из коммерческого предложения.

Если готового варианта недостаточно, можно заказать разработку корпоративного подарка по брифу и получить смету под конкретный состав.

При выборе наполнения стоит учитывать формат работы, задачи адаптации и профиль получателей — эти критерии разобраны в материале о том, как подобрать welcome pack.

Частые вопросы